Especialista ressalta importância da Comunicação no andamento das atividades organizacionais
André Prado*
A comunicação eficiente e eficaz é primordial para o bom andamento das atividades organizacionais. É por meio deste fator relevante que uma organização atinge seus objetivos, pois quando a comunicação é ineficiente raramente a empresa atingirá os resultados desejados.
Entretanto, este quesito pode apresentar vários problemas que podem ser associados a ruídos que atrapalham a compreensão final por parte dos envolvidos. Os elementos básicos da comunicação são denominados como: emissor, mensagem e receptor.
O emissor é o destinador que emite a mensagem para um cliente, pessoa, fornecedor equipe ou empresa. A mensagem pode ser emitida por diversas vias: oralmente, mídias, relatórios e meios eletrônicos. O receptor é o destinatário a quem se destina a mensagem.
Até o momento parece ser simples, mas na verdade não é. Existem várias barreiras da comunicação que podem surgir entre o emissor e o receptor. Cabe frisar que tais empecilhos podem estar nas diferenças de idade, formação educacional, cultural, preconceitos e outros impedimentos que não deveriam ocorrer.
Outro problema é que o emissor presume que todo mundo entende e interpreta a mensagem conforme ele a compreende. Isto é um grande erro, pois as pessoas possuem por vezes dificuldade de interpretação. Considerando inclusive que uma vírgula ou pontuação pode alterar todo o sentindo de uma mensagem, isto se torna um complicador maior ainda.
Portanto, é prudente que o emissor após escolher o meio mais apropriado para se comunicar, verifique se o receptor realmente compreendeu a mensagem que desejou transmitir. Isto pode ser realizado por meio de perguntas abertas, questionários, avaliações e pesquisas conforme cada caso.
É importante frisar que a comunicação pode ser realizada por líderes, relações públicas, assessoria de imprensa, recursos humanos, departamento de marketing, jornalistas, lideranças ou qualquer pessoa que queira transmitir uma mensagem na corporação.
A comunicação interna nas empresas
A comunicação interna é responsável pela efetiva transmissão de mensagens aos componentes de uma organização. Além de estratégica, a sua finalidade é fazer com que os profissionais compreendam em que lugar uma empresa deseja chegar.
Para tanto a organização deve escolher os meios pelos quais transmitirá as mensagens internas. Existem informações que são próprias do setor de recursos humanos para os colaboradores. Outras podem ser realizadas verbalmente pela chefia imediata, reuniões ou utilizando meios eletrônicos como intranet, e-mails, aplicativos de mensagens instantâneas e outros.
Mais uma vez é importante ressaltar que independente do modo escolhido para transmitir as mensagens, que a compreensão dos receptores deverá ser checada. Porém, é preciso estar atento às melhores formas de transmitir as informações.
Um estudo realizado pela Adobe apontou que os colaboradores gastam em média mais de três horas verificando e-mails cujo tempo total ultrapassa mais de quinze horas semanais. O pior é que existem profissionais que acham que tudo pode ser resolvido enviando mensagens eletrônicas, sendo que nem sempre isso é verdade.
Os profissionais devem selecionar as mensagens mais importantes para leitura, eliminar rapidamente qualquer tipo de spam que tenha passado pelos filtros da rede e ler de maneira mais dinâmica as mensagens.
Além disto, é preciso aprender a redigir textos com a grafia correta, comunicar-se de forma mais compreensiva possível, conceder respostas completas evitando dúvidas pendentes para que as mensagens não fiquem indo e voltando entre os emissores e os receptores.
Se os e-mails já consomem muito tempo de um colaborador, imagine o uso incorreto dos aplicativos de mensagens instantâneas? O problema maior se dá pelo fato de que muitos usuários de tais aplicativos não sabem usar a ferramenta com foco, disciplina e de maneira objetiva.
Um número significativo de pessoas adere a vários grupos destes aplicativos, algumas porque são convidadas e outras porque alguém já disponibiliza do contato em outros grupos, acaba inserindo em novos grupos.
Em certas ocasiões o colaborador acessa o aplicativo de mensagens instantâneas para responder algo no grupo de trabalho, quando mensagens do grupo de família, por exemplo, desviam sua atenção.
Outro fator são os desocupados de plantão que muitas vezes são frequentadores assíduos destes aplicativos, e, ao observar que alguém está online, começa logo a despejar mensagens. Uma boa solução para isto é a opção silenciar grupo ou responder somente quando realmente tiver tempo livre.
Todavia, existem colaboradores não são focados em suas atividades laborais que caem na tentação de responder para vários grupos, tendo a atenção desviada e realizando uma péssima gestão do tempo.
É claro que as pessoas podem ter grupos de entretenimento ou outros fóruns em seus dispositivos para acessar mensagens, mas é preciso saber qual o momento certo de participar das discussões.
De toda forma, muitos ainda precisaram aprender a usar com ética e responsabilidade os aplicativos de mensagens instantâneas, pois a utilização indevida consome um tempo valioso da empresa.
Se alguns colaboradores fossem tão rápidos em dar respostas satisfatórias nos Serviços de Atendimento aos Consumidores como são para responder mensagens irrelevantes em determinados aplicativos, atendendo rapidamente aqueles que dispõem de pouco tempo, uma quantidade maior de clientes se fidelizaria a empresa. Afinal, rapidez é um dos itens mais desejados pelos consumidores.
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*André Prado é Mestre em Educação com Menção em Gestão pela Universidad Politécnica Salesiana Ecuador, pós-graduado em Engenharia da Qualidade e bacharel em Administração de Empresas. Desenvolve atividades na Escola de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo, Faculdade Canção Nova e Centro Universitário Teresa D´Ávila. Para conhecer mais sobre gestão visite o site: www.andreprado.com.br
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